A administração de materiais médicos em estoque é um grande desafio: requer disciplina e tecnologia. Descubra como fazer com mais eficiência!

A falta de ferramentas mais tecnológicas e falhas humanas são apontados como os dois grandes fatores que levam ao erro na gestão de materiais médicos – incluindo-se as OPMEs. Você deve estar se perguntando: como evitar tantos problemas?

Obviamente, antes de buscar uma solução, é preciso realizar um diagnóstico e encontrar os principais fatores de risco que resultam em erros. É importante lembrar ainda que seguidas falhas neste segmento pode custar a vida da empresa, já que nesse aspecto, o mercado exige um nível cada vez mais alto de compromisso. Além disso, estamos falando de produtos que em geral tem um alto custo de aquisição, então se você tem muita perda, certamente estará jogando suas possibilidades de lucro na lata do lixo.

Neste conteúdo vou abordar os erros mais comuns que levam à perda ou desperdício de materiais hospitalares. Fique atento para entender se alguns deles estão presentes aí na rotina da sua empresa.

Falta de controle periódico

Esse controle também é chamado de inventário de estoque. Como o nome sugere, o procedimento é responsável pelo levantamento dos produtos adquiridos, do que foi comercializado e do que precisa ser reposto.

No caso das empresas de OPME, este controle é vital! Imagine que são concedidos em consignação para determinadas cirurgias uma enorme quantia de peças, dos mais diversos tamanhos e funções. Se esse controle não for muito bem feito o risco de falha e perda de materiais é enorme.

Outro item de atenção: a validade dos materiais. Este ponto precisa de atenção redobrada para que materiais com alto custo não ultrapassem a data limite de uso e sejam perdidos.

Quando falamos de controle periódico, é necessário estabelecer um controle viável para sua empresa, mas um controle mensal, por exemplo, permite a detecção de erros e uma ação corretiva mais rápida e eficiente do que se você realizar esse controle de forma trimestral.

Armazenagem incorreta

Além de ter um local e espaço propícios para armazenagem, é preciso ter uma equipe preparada para realizar o manuseio destes itens em estoque. Aqui, mais uma vez, a falha humana pode resultar em prejuízos consideráveis.

Entre as vantagens de uma armazenamento correto está o fato de conseguir visualizar o estoque com facilidade também, isso economiza tempo no momento de organizar um pedido de itens para uma cirurgia.

Falta de mão de obra especializada

Aqui reside um problema que tira o sono dos gestores nos mais diversos segmentos, e no setor de saúde a preocupação só aumenta – já que estão em jogo a vida e o bem-estar dos pacientes.

Mas não tem  jeito: contar com uma mão de obra muito barata e desqualificada só vai resultar em problemas. Uma das opções é pensar em uma equipe mais “enxuta”, porém, com profissionais aptos para desempenhar suas funções da forma mais assertiva possível.

É preciso pensar ainda na qualificação da equipe, buscando aperfeiçoamento constante: pense nisso como investimento e não como despesa para a empresa.

Gestão de processos desalinhada (ou a falta de processos definidos)

Não ter processos bem desenhados e documentados também pode contribuir para a perda de materiais! A empresa precisa ter processo padrão para tudo: do pedido de mercadorias, passando pelo recebimento e registro das peças, até a entrega dos materiais para cada cirurgia realizada. Isso vai permitir um mapeamento completo do caminho percorrido pelos materiais dentro da empresa – e no caso de um problema, se estiver tudo mapeado, vai ser mais fácil detectar a falha e buscar uma solução.

Outro problema de gestão que pode ser resolvido com um mapeamento fino de processos é o “sumiço” de peças. Isso mesmo. Entre os itens médicos existem peças de alto valor e isso pode ocasionar até mesmo o furto. Por isso, para evitar prejuízos é melhor investir em ações de proteção.

Falta de tecnologia

O uso da tecnologia é fator primordial para a gestão na área da saúde. Na verdade, os avanços são tantos, que fica quase difícil de acompanhar. Porém, é um esforço mais do que necessário para a sua empresa no controle de materiais.

Com alta tecnologia em softwares, por exemplo, é possível minimizar todos os riscos acima citados, e ainda otimizar as atividades do dia a dia – afinal seu cliente precisa de muita agilidade de processos para ter uma entrega e gestão de materiais assertiva.

Atualmente o mercado dispõe de softwares específicos para empresas que distribuem materiais médicos, e no caso das OPMEs, eles permitem o cumprimento de exigências legais, como o rastreamento.

A dica é que você teste os produtos tecnológicos disponíveis no mercado e avalie as suas prioridades, mas não deixe de adquirir ferramentas que ajudem você a melhorar a qualidade dos seus serviços, contribuir para a fidelização de clientes e claro, melhorar a gestão.